Dosyalama ve Arşivleme Sertifika Programı

Dosyalama ve Arşivleme Sertifika Programı

Dosyalama ve Arşivleme Sertifika Programı, kurum ve işletmelerde belgelerin düzenli, güvenli ve sistematik biçimde yönetilmesine ilişkin temel bilgi ve yöntemlerin öğrenilmesine yönelik hazırlanmış bir eğitim programıdır. Program; belge oluşturma ve sınıflandırmadan dosyalama sistemlerine, belge akışından arşiv düzenine, saklama ve imha süreçlerinden fiziksel ve dijital arşivlemeye kadar geniş bir konu alanını kapsamaktadır.

Günümüzde kurumların ürettiği fiziksel ve dijital belge miktarının artması, dosyalama, belge yönetimi ve arşivleme süreçlerinin belirli bir sistem içerisinde yürütülmesini önemli hâle getirmektedir. Doğru yapılandırılmış bir dosyalama ve arşiv sistemi; ihtiyaç duyulan belgelere daha kolay ulaşılmasına, kurumsal bilgi düzeninin korunmasına ve belge süreçlerinin daha verimli yönetilmesine katkı sağlar.

Dosyalama ve Arşivleme Nedir?

Dosyalama; kurumlarda oluşturulan veya kuruma ulaşan belgelerin belirli kurallar doğrultusunda sınıflandırılması, düzenlenmesi ve gerektiğinde kolaylıkla erişilebilecek şekilde saklanması sürecidir. Arşivleme ise belgelerin kullanım, saklama ve kurumsal değerleri dikkate alınarak belirli bir düzen içerisinde muhafaza edilmesini kapsar.

Dosyalama ve arşivleme süreçlerinin birlikte ve sistematik biçimde yürütülmesi; belge karmaşasının azaltılması, bilgiye erişimin kolaylaştırılması ve kurumsal hafızanın korunması açısından önem taşır.

Eğitimin Amacı

Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi ile katılımcıların belge ve dosya yönetiminin temel kavramlarını öğrenmeleri, farklı dosyalama sistemlerini tanımaları ve belgelerin sınıflandırılmasından arşivlenmesine kadar geçen süreç hakkında bilgi edinmeleri amaçlanmaktadır.

Program ayrıca gelen ve giden belgelerin yönetimi, belge akışının düzenlenmesi, arşive devir işlemleri, belge güvenliği, erişim, saklama, ayıklama ve imha süreçleri ile fiziksel ve dijital arşiv düzenine ilişkin temel bilgilerin kazandırılmasını hedeflemektedir.

Eğitim İçeriği

• Dosyalamanın Tanımı ve Önemi
• Dosya ve Belge Türleri
• Dosyalama Sistemleri
• Belgelerin Sınıflandırılması
• Gelen ve Giden Belge İşlemleri
• Belge Akış Süreci
• Arşivleme Sistemleri
• Belgelerin Arşive Devri
• Belge Güvenliği ve Erişim
• Saklama, Ayıklama ve İmha İşlemleri
• Fiziksel ve Dijital Arşiv Düzeni

Dosyalamanın Tanımı ve Önemi

Eğitimin ilk bölümünde dosyalama sistemlerinin kurumsal süreçlerdeki önemi ele alınmaktadır. Belgelerin belirli bir düzen içerisinde tutulmasının bilgiye erişim, iş süreçlerinin devamlılığı ve kurumsal düzen açısından sağladığı katkılar üzerinde durulmaktadır.

Katılımcıların dosyalamayı yalnızca belgelerin saklanması olarak değil, belge yaşam döngüsünün önemli bir parçası olarak değerlendirebilmeleri amaçlanmaktadır.

Dosya ve Belge Türleri

Kurumlarda farklı amaçlarla çok sayıda belge oluşturulabilir veya dış kaynaklardan belge alınabilir. Program kapsamında dosya ve belge türleri incelenerek belgelerin özelliklerine ve kullanım amaçlarına göre nasıl değerlendirilebileceği ele alınmaktadır.

Farklı belge türlerinin tanınması, uygun sınıflandırma ve arşivleme yöntemlerinin belirlenebilmesi açısından temel bir adımdır.

Dosyalama Sistemleri ve Belgelerin Sınıflandırılması

Etkili bir belge yönetimi için belgelerin belirli bir dosyalama sistemi içerisinde düzenlenmesi gerekir. Eğitimde farklı dosyalama sistemleri ve belgelerin sistematik şekilde sınıflandırılmasına ilişkin temel yaklaşımlar ele alınmaktadır.

Belgelerin doğru kategoriler altında toplanması ve belirli bir düzen içerisinde tutulması, ihtiyaç duyulan bilgiye daha hızlı ulaşılmasını ve dosya sisteminin sürdürülebilir şekilde kullanılmasını destekler.

Gelen ve Giden Belge İşlemleri

Kurumlara ulaşan ve kurumlardan gönderilen belgelerin kayıt altına alınması, yönlendirilmesi ve takip edilmesi belge yönetiminin önemli aşamalarındandır. Program kapsamında gelen ve giden belge işlemleri ile bu belgelerin düzenli şekilde yönetilmesine ilişkin süreçler ele alınmaktadır.

Belge Akış Süreci

Bir belgenin kuruma ulaşmasından ilgili birime yönlendirilmesine, işlem görmesinden dosyalanmasına ve gerektiğinde arşive aktarılmasına kadar farklı aşamalar söz konusu olabilir. Eğitim kapsamında belge akış süreci incelenerek belgelerin kurum içerisindeki hareketinin sistematik şekilde takip edilmesinin önemi üzerinde durulmaktadır.

Arşivleme Sistemleri

Arşivleme sistemleri, belgelerin belirlenen kurallar doğrultusunda düzenlenmesini, korunmasını ve ihtiyaç hâlinde erişilebilir durumda tutulmasını amaçlar. Program kapsamında arşiv düzeninin oluşturulması ve belgelerin arşiv içerisinde sistematik şekilde yönetilmesine ilişkin temel bilgiler ele alınmaktadır.

Belgelerin Arşive Devri

Aktif kullanım süreci değişen belgelerin belirlenen yöntemler doğrultusunda arşive aktarılması gerekebilir. Eğitimde belgelerin arşive devri süreci ele alınarak dosyalama sisteminden arşiv düzenine geçişte dikkate alınması gereken temel konular incelenmektedir.

Belge Güvenliği ve Erişim

Belge yönetiminde yalnızca düzenli dosyalama değil, belgelerin güvenliğinin ve erişilebilirliğinin sağlanması da önemlidir. Belge güvenliği ve erişim bölümünde belgelerin korunması, erişim süreçlerinin düzenlenmesi ve kurumsal belgelerin güvenli biçimde yönetilmesine ilişkin temel yaklaşımlar ele alınmaktadır.

Saklama, Ayıklama ve İmha İşlemleri

Her belgenin süresiz olarak saklanması gerekmez. Belgelerin niteliğine ve kullanım durumuna göre saklama, değerlendirme, ayıklama veya imha süreçleri gündeme gelebilir. Program kapsamında saklama, ayıklama ve imha işlemleri belge yönetiminin bütünlüğü içerisinde ele alınmaktadır.

Bu bölüm, katılımcıların belge yaşam döngüsünün yalnızca oluşturma ve dosyalama aşamalarından ibaret olmadığını, belgelerin sonraki süreçlerinin de planlı şekilde yönetilmesi gerektiğini anlamalarına katkı sağlamayı amaçlamaktadır.

Fiziksel ve Dijital Arşiv Düzeni

Günümüzde belge yönetimi hem fiziksel hem de dijital ortamlarda gerçekleştirilmektedir. Bu nedenle programda fiziksel arşiv düzeni ile dijital arşivleme süreçleri birlikte ele alınmaktadır.

Fiziksel belgelerin düzenlenmesi ve saklanmasının yanı sıra dijital belgelerin sınıflandırılması, düzenli bir klasör yapısının oluşturulması ve ihtiyaç duyulan belgelere erişimin kolaylaştırılması gibi temel konular üzerinde durulmaktadır.

Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi Kimler İçin Uygundur?

Dosyalama ve Arşivleme Sertifika Programı; belge, evrak, dosya ve arşiv süreçleriyle ilgilenen veya bu alandaki bilgisini geliştirmek isteyen kişiler için hazırlanmıştır. Ofis ve büro süreçlerinde görev alanlar, idari işlerde çalışanlar, sekreterlik ve yönetici asistanlığı alanında görev yapanlar ile belge yönetimi konusunda bilgi edinmek isteyen kişiler programdan yararlanabilir.

Ayrıca kurumsal belge düzeninin nasıl oluşturulduğunu öğrenmek, fiziksel ve dijital dosyalama sistemleri hakkında bilgi sahibi olmak veya mesleki yetkinliklerini belge yönetimi alanında geliştirmek isteyen katılımcılar için de program uygun bir eğitim seçeneğidir.

Dosyalama ve Arşivleme Eğitimi Neden Önemlidir?

Belgelerin doğru şekilde sınıflandırılmadığı ve arşivlenmediği çalışma ortamlarında bilgiye erişim zorlaşabilir ve iş süreçlerinde zaman kaybı yaşanabilir. Sistematik bir dosyalama ve arşivleme düzeni ise belgelerin daha kolay bulunmasına, kurumsal bilginin düzenli tutulmasına ve belge süreçlerinin daha kontrollü yönetilmesine katkı sağlar.

Dosyalama ve Arşivleme Sertifika Programı ile dosyalama sistemlerinden belge sınıflandırmaya, gelen-giden belge işlemlerinden arşive devir süreçlerine, belge güvenliğinden fiziksel ve dijital arşiv düzenine kadar belge yönetiminin temel aşamalarını bütüncül biçimde öğrenebilirsiniz.

Örneği verilen belgede ''Örnek'' olarak bildirilen eğitim başlığı programlara göre değişiklik göstermektedir.
Eğitim Sonunda ; KTO Karatay Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi (KARSEM) Onaylı ve İmzalı Sertifika Sahibi Olacaksınız. Belgeler Tarafınıza eğitiminizi tamamladıktan sonra 24 saat içerisinde e-Devlet üzerinden gönderilecektir.  Fiziki kargo ve transkript istemeniz durumunda ek ödeme yapmanız gerekmektedir.

Fiziki kargo tercihi yapan, kargo gönderimi sağlanan ve buna rağmen teslim almayan ve sertifikası merkezimize dönen adayların yeniden kargo gönderimi yapılması için 1000 ₺ ek ödeme yapması gerekmektedir. Size gönderilen kargoları lütfen teslim alınız. Teslim alınmaması ve yeniden kargolanması için ek ödeme yapılmaması durumunda adayın belgesi 1 ay (30 gün) içerisinde imha edilecektir.

Eğitim süreci sonucunda elde edeceğiniz sertifikayı özgeçmişinize ekleyerek kariyer fırsatlarınızı artırabilirsiniz. Belgeniz, üniversite onaylı olup, e-Devlet üzerinden sorgulanabilir olacaktır.

Sertifika programları, kişisel ve mesleki gelişimlerine önem veren bireyler için uygundur. Alanında uzmanlaşmak, kariyerinde ilerlemek veya işe girişte rekabet avantajı sağlamak isteyenler için mükemmel bir fırsattır. Ayrıca, eğitim hayatlarını sürdüren öğrenciler de sertifikalı eğitim programlarına başvuru yapabilirler.

İlgili bölüm çalışanları/mezunları ve ilgili bölümlerde eğitimini sürdüren öğrenciler sertifikalı eğitim programına başvuruda bulunabilir.

"Eğitime Katıl" butonuyla kaydınızı tamamlayabilirsiniz. Sistem sizi yönlendirmektedir. Ödeme işleminizi Banka/Kredi Kartı ile veya Havale EFT yöntemiyle tamamlayabilirsiniz. Ödemenizi mesai saatleri içerisinde yaparsanız sisteminiz aynı gün, mesai dışı yaparsanız ilk mesai gününde açılıp giriş bilgileriniz sms olarak size ulaşacaktır.

• Tüm işlemler online olarak gerçekleşmektedir.
• Derslerin işlenişinde uzaktan eğitim yönetmeliği geçerli olacaktır.
• Eğitim başlangıç ve bitiş tarihleri arasında tüm ders videoları 7/24 açık olup dileğiniz zaman aralığında istediğiniz kadar izleyebilirsiniz.
• Kayıt itibariyle kullanıcı adı ve şifre SMS yoluyla iletilmektedir.
• Sınavlar internet üzerinden Avrupa online sınav uygulama kriterlerine göre gerçekleştirilecektir. Çoktan seçmeli test şeklindedir.
• Eğitim ve sınav 2 ay sürecektir. Eğitim ve sınavların bu süre zarfında tamamlanması gerekmektedir. 2 ayın sonunda öğrenci sisteminiz kapatılacaktır. (Eğitiminizi daha erken bitirmeniz durumunda 2 ay süreniz boyunca eğitim videolarına erişim sağlayabilirsiniz.
• 3 defa ücretsiz sınav hakkınız bulunmaktadır, adaylarımızın %99'u ilk sınav haklarında başarılı olmaktadır. Eğer 3 sınav hakkınızda da başarılı olamaz iseniz ek 1 sınav hakkı tanımlanacaktır ve ücreti 1000₺'dir.
• Sınavda 50 ve üzeri alan adaylarımız sertifika almaya hak kazanacaktır.
• Eğitim sonunda katılımcılara, "Sertifika Belgesi" verilecektir.
  
• Türkiye’nin ve Dünya’nın neresinde olursanız olun eğitim programlarına başvurabilirsiniz.
• Başvuru esnasında doldurulan bilgiler aday sorumluluğuna aittir.
• Başvuru oluşturduğunuz bilgiler ile sistem girişleriniz açılacaktır. Tüm bilgileri doğru ve eksiksiz doldurmanız gerekmektedir.