Veri Sorumluları İçin Kvkk Uyum Rehberi

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), Türkiye'deki kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik temel yasal düzenlemeleri oluşturur. KVKK, kişisel verilerin güvenli bir şekilde işlenmesini sağlarken, veri sorumlularına da belirli yükümlülükler getirmektedir. Veri sorumluları, bu yükümlülükleri yerine getirmek için belirli adımlar atmalıdır. İşte veri sorumluları için KVKK uyum sürecinde dikkat edilmesi gereken temel adımlar:

1. Veri Envanteri Oluşturun Veri sorumluları, kişisel verilerin işlenmesinde nerede, nasıl ve ne amaçla kullanıldığını belirlemek için veri envanteri oluşturmalıdır. Bu envanterde, işlenen kişisel verilerin türleri, işleme amaçları, verilerin hangi departmanlarda işlendiği, saklama süreleri ve kimlerle paylaşıldığı gibi bilgiler yer almalıdır. Bu envanter, veri sorumlusunun, veri işleme süreçlerini izlemesine ve denetlemesine olanak tanır.

2. Aydınlatma Yükümlülüğünü Yerine Getirin KVKK, veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinden önce, veri sorumlularının onlara belirli bilgileri sağlamasını zorunlu kılar. Aydınlatma yükümlülüğü, veri sahiplerine verilerinin hangi amaçlarla toplandığını, kimlerle paylaşıldığını ve hangi süreyle saklanacağı gibi bilgilerin açık ve anlaşılır bir şekilde verilmesini gerektirir. Bu yükümlülüğün yerine getirilmesi, veri sahiplerinin haklarını kullanmalarını sağlamada kritik öneme sahiptir.

3. Açık Rıza Alın KVKK, kişisel verilerin çoğu zaman yalnızca açık rıza ile işlenmesine izin verir. Veri sorumluları, veri sahiplerinin rızasını almak zorundadır. Bu rıza, veri sahibinin özgür iradesiyle, belirli, bilgilendirilmiş ve anlaşılır bir şekilde verilmelidir. Ayrıca, veri sahipleri istedikleri zaman rızalarını geri çekebilirler. Bu nedenle, açık rıza süreçlerinin doğru şekilde yönetilmesi gerekmektedir.

4. Veri Güvenliğini Sağlayın Veri sorumluları, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır. Bu tedbirler, verilerin yetkisiz erişime karşı korunması, veri kayıplarının önlenmesi ve veri güvenliğinin sağlanması için önemlidir. Şifreleme, güvenlik duvarları, erişim kontrolleri gibi önlemler, kişisel verilerin korunmasında kullanılan yaygın teknik yöntemlerdir. Ayrıca, düzenli güvenlik denetimleri yaparak verilerin korunmasını temin etmek gereklidir.

5. Veri İşleyiciler ile Sözleşmeler Yapın Veri sorumlusu, kişisel verileri işleyen üçüncü şahıslarla, yani veri işleyiciler ile sözleşmeler yapmak zorundadır. Bu sözleşmelerde, veri işleyicinin veri güvenliği ile ilgili yükümlülükleri, işlenen verilerin türü ve amacı gibi detaylar net bir şekilde belirtilmelidir. Bu, veri sorumlusunun, kişisel verilerin işlenmesinde uyumu sağlamasını ve veri işleyicinin yükümlülüklerini yerine getirmesini temin eder.

6. Veri Sahibinin Haklarını Koruyun Veri sahiplerinin, kişisel verileri üzerinde belirli hakları vardır. Erişim hakkı, düzeltme hakkı, silme hakkı, işleme itiraz etme hakkı gibi haklar, veri sahiplerinin verileri üzerinde kontrol sahibi olmalarını sağlar. Veri sorumluları, bu hakları hızlı bir şekilde yerine getirmek için bir prosedür oluşturmalı ve veri sahiplerine başvuruları doğrultusunda zamanında geri dönüş yapmalıdır.

7. Veri İhlali Durumunda Bildirim Yapın KVKK, kişisel verilerin ihlali durumunda veri sorumlularına bildirim yapma yükümlülüğü getirir. Veri ihlali durumunda, veri sorumlusu en geç 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildirimde bulunmalıdır. Ayrıca, ihlaldan etkilenen veri sahiplerine de gerekli bilgilendirme yapılmalıdır. İhlallerin hızlı bir şekilde tespit edilmesi ve bildirilmesi, yasal riskleri minimize etmek için önemlidir.

8. VERBİS Kaydı Yapın Veri sorumluları, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)'ne kayıt olmalıdır. VERBİS kaydı, kişisel veri işleme faaliyetlerinin şeffaf bir şekilde izlenebilmesini sağlar. Veri sorumluları, bu kaydın doğru ve eksiksiz bir şekilde yapılması için gerekli bilgileri sisteme girmelidir.